Was ist das Hybride-Arbeitsplatzmodell und wie funktioniert es?

Der hybride Arbeitsplatz ist jedoch weder eine einfache Formel noch ein Allheilmittel für alle Herausforderungen am Arbeitsplatz. Der hybride Arbeitsplatz von heute muss strategisch umgesetzt werden und die Vorteile moderner HR-Technologien nutzen, die Verbindung, Zusammenarbeit und Engagement der Mitarbeiter fördern.

"Zweiundvierzig Prozent der derzeitigen Remote-Mitarbeiter geben an, dass sie sich nach einem Job in einem anderen Unternehmen umsehen würden, wenn ihr derzeitiges Unternehmen langfristig keine Remote-Arbeitsmöglichkeiten anbieten würde."  Pulse of the American Worker survey  

Was ist ein hybrides Arbeitsplatzmodell?

Das Modell des hybriden Arbeitsplatzes kombiniert Fernarbeitskräfte mit Mitarbeitern vor Ort, wobei einige oder alle Mitarbeiter die Flexibilität haben, zu wählen, wo und wann sie arbeiten. Die Zeit im Büro kann tageweise, nach Teams oder nach Bedarf zugewiesen werden. Laut Gartner wird sich die Frage, wo und wann gearbeitet wird, danach richten, was am sinnvollsten ist, um ein Höchstmaß an Produktivität und Engagement zu erreichen.

Das hybride Modell ist nicht für jeden Arbeitsplatz oder jede Branche geeignet. Es eignet sich am besten für Mitarbeiter, deren Arbeit computergestützt ist und nicht vor Ort erledigt werden muss. In einem kürzlich erschienenen Bericht von McKinsey wurde untersucht, welche Arbeiten aus der Ferne ohne Produktivitätsverluste erledigt werden können. Dabei wurde festgestellt, dass "etwa 20 % bis 25 % der Arbeitskräfte in fortgeschrittenen Volkswirtschaften drei bis fünf Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten könnten. Das sind vier- bis fünfmal mehr Fernarbeitsplätze als vor der Pandemie".

Das Modell des hybriden Arbeitsplatzes ist kein vorübergehendes Modell oder eine Notlösung, sondern die Zukunft der Arbeit und der agilen, widerstandsfähigen Arbeitsplätze.

Warum der hybride Arbeitsplatz zur neuen Norm wird

Die Entwicklung hin zur Telearbeit und zu hybriden Arbeitsformen fand schon lange vor der Pandemie statt, aber wie bei so vielen Dingen beschleunigte COVID-19 diesen Übergang. Die Unternehmen mussten schnell eine Vielzahl von Herausforderungen bewältigen, von der Bereitstellung der richtigen Werkzeuge bis hin zum Management von Produktivität und Moral in einer verteilten Teamumgebung. Nach ein paar Monaten war jedoch klar, dass es kein Zurück mehr gab - denn die Mitarbeiter bevorzugten diese neue, flexiblere Art zu arbeiten.

Jetzt, da einige Mitarbeiter - zumindest zeitweise - wieder in traditionelle Büros zurückkehren, können Unternehmen von den Erfahrungen profitieren, die sie mit der Telearbeit gemacht haben. Ziel ist es, ein hybrides Arbeitsmodell zu entwickeln, das ihren spezifischen Bedürfnissen am besten entspricht.

Moderne HR-Technologien erleichtern die Umstellung auf hybride Arbeitsformen, indem sie die Erfassung, Verwaltung und Analyse von Daten aus allen Teams ermöglichen, unabhängig vom Standort. Technologie kann das Onboarding, die Weiterbildung und die Umschulung von Mitarbeitern unterstützen, und wenn sie effektiv eingesetzt wird, bietet sie den Mitarbeitern auch Zugang zu allem, was sie während ihres Arbeitslebens benötigen - von Tools für die Zusammenarbeit bis hin zu Cloud-Technologien.

Das ideale "neue Normal" ist ein integrativer, hybrider Arbeitsplatz, an dem alle Mitarbeiter - unabhängig von ihrem Arbeitsort - produktiv und engagiert sind und sich verbunden und einbezogen fühlen.

Vorteile einer hybriden Arbeitsumgebung

Ein hybrider Arbeitsplatz, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht, nutzt die Vorteile der sich weiterentwickelnden HR-Technologien, um flexibel, agil und produktiv zu werden. Laut Gartner "waren in typischen Unternehmen, in denen die Mitarbeiter 40 Stunden pro Woche im Büro arbeiten, nur 36 % der Mitarbeiter leistungsstark. Wenn Unternehmen von dieser Umgebung zu einer radikal flexiblen Umgebung übergehen, in der die Mitarbeiter selbst entscheiden können, wo, wann und wie viel sie arbeiten, waren 55 % der Mitarbeiter leistungsstark."

1. Höhere Produktivität der Mitarbeiter: Eine Reihe von Faktoren trägt zur Produktivitätssteigerung bei: größere Autonomie bei der Wahl der Arbeitszeiten und des Arbeitsortes, weniger Unterbrechungen zu Hause als im Büro, Umnutzung der Pendelzeit und die Möglichkeit, zu Zeiten ins Büro zu kommen, in denen die persönliche Zusammenarbeit am besten ist.
2. Geringere Gemeinkosten: Unternehmen prüfen ihre Immobilienstrategien und Möglichkeiten, Büroflächen zu reduzieren oder ihre Büros in kleinere Städte zu verlegen - all dies kann die Gemeinkosten senken. Hybride Mitarbeiter sind in der Regel engagierter, was zu einer geringeren Fluktuation führt und ebenfalls die Kosten senkt. 
3. Bessere Mitarbeitererfahrung und Work-Life-Balance: Größere Flexibilität und Autonomie erhöhen die Arbeitszufriedenheit und das Glücksgefühl, was wiederum die Arbeitsleistung und das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter verbessert. Ein integrierter Fokus auf Work-Life-Balance trägt zur Schaffung eines erfolgreichen hybriden Arbeitsplatzes bei.
4. Verbesserte Sicherheit und soziale Distanzierung: Da COVID-19-Varianten als ständige Bedrohung vorhergesagt werden, ermöglicht das Modell des hybriden Arbeitsplatzes die Gestaltung von Büroräumen, bei denen Sicherheit und Hygiene im Vordergrund stehen. Die Mischung und Anpassung der Personen, die sich wann im Büro aufhalten, schafft Raum für soziale Distanzierung und verstärkte Reinigung, was auch die Suche nach Kontaktpersonen erleichtert.

Technologie kann auch dazu beitragen, pandemiebedingte Gesundheitsrisiken zu verringern. So können beispielsweise "Internet of Things (IoT)-Sensoren die Anzahl der Personen in einem Gebäude zählen, um die Belegung zu begrenzen. Außerdem können sie auf der Grundlage der Nutzungshäufigkeit erkennen, welche Schreibtische desinfiziert werden müssen. Künstliche Intelligenz (KI) kann diese Daten analysieren, um Räume zu identifizieren, die die Sicherheit der Mitarbeiter maximieren. Sie kann auch Gebäudegrundrisse analysieren, um automatische soziale Distanzierung zu implementieren und Berührungspunkte zu reduzieren", so Forbes.

Herausforderungen beim Management hybrider Teams

Jedes Unternehmen steht vor etwas anderen Herausforderungen, wenn es darum geht, ein hybrides Arbeitsmodell zum Erfolg zu führen. Nachfolgend sind einige der häufigsten Herausforderungen aufgeführt, mit denen Leiter hybrider Teams heute konfrontiert sind:

• Entwicklung des richtigen Hybridmodells: Da es nur wenige etablierte Modelle für hybride Arbeitsplätze gibt, muss jedes Unternehmen ein auf seine Bedürfnisse zugeschnittenes Modell entwerfen und entwickeln. Dieser Ansatz kann auch iterativ sein, da verschiedene Kombinationen und Technologien ausprobiert und getestet werden, um die beste Lösung für die einzigartige Situation und Kultur des jeweiligen Unternehmens zu finden.
• Erhöhte Sicherheitsrisiken: Wenn Unternehmen zu hybriden Modellen übergehen, wird die Sicherheit weiterhin ein Risiko und ein Problem darstellen. Da die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und ihre eigenen Netzwerke und möglicherweise auch ihre eigenen Geräte verwenden, müssen sich die Personal- und IT-Abteilungen auf die Schulung der Endbenutzer und die Sicherheit konzentrieren.
• Effektive Mitarbeiterführung: In einer hybriden Belegschaft müssen die Manager darauf achten, dass sowohl die Mitarbeiter vor Ort als auch die Fernmitarbeiter die gleichen Chancen und Möglichkeiten haben, einschließlich Bewertungen, die auf dem Arbeitsergebnis und nicht auf dem Arbeitsprozess basieren. Es muss sichergestellt werden, dass sich die Mitglieder von Remote-Teams nicht isoliert oder ungesehen fühlen - und dass sie den gleichen Erwartungen und der gleichen Verantwortlichkeit unterliegen wie ihre Kollegen im Büro.
• Isolation und Abkopplung der Mitarbeiter: Die HR-Teams müssen sich darauf konzentrieren, dass sich die Mitarbeiter verbunden fühlen, wenn sie von überall und zu jeder Zeit arbeiten. Die Entwicklung von "virtuellen Wasserspendern" und anderen Gelegenheiten für Mitarbeiter, in nicht-physischen Umgebungen zu interagieren und Kontakte zu knüpfen, wird der Schlüssel zur Gestaltung eines gesunden hybriden Arbeitsplatzes sein. Ebenso wichtig ist es, die Technologie zu nutzen, um den Puls der Belegschaft zu fühlen und bei Bedarf den Kurs zu korrigieren. 
• Nahtlose Konnektivität schaffen: Um Ungleichheiten, Silos und Wissensverluste zu vermeiden, müssen Unternehmen eine barrierefreie Konnektivität entwickeln, die es hybriden Teams ermöglicht, schnell und effizient zu kommunizieren. Die Aufrechterhaltung einer florierenden Unternehmenskultur muss ein bewusstes Ziel in einem hybriden Arbeitsplatzmodell sein. 

Bewährte Praktiken für hybride Arbeitsplätze

Die Umstellung auf Telearbeit im Jahr 2020 erfolgte abrupt und aus der Not heraus, aber jetzt haben Unternehmen die Chance, ihre Arbeitsweise bewusster zu gestalten. Laut Forbes "geht es beim hybriden Arbeitsplatz darum, so viel Produktivität wie möglich zu ermöglichen, ohne dass unsere Mitarbeiter zu viel persönliche Zeit opfern müssen oder die Möglichkeit haben, ihren Arbeitstag zu kontrollieren.

Zu den bewährten Verfahren bei der Entwicklung eines effektiven hybriden Arbeitsplatzmodells gehören:

Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter

• Transparente, frühzeitige und häufige Kommunikation
• Klare Kommunikation des Wertes des gewählten Modells
• Befähigung von Managern, Fragen ihrer Teams zu beantworten

Investition in die richtigen Werkzeuge, Technologien und Geräte 

• Produktivitäts- und Kommunikationstools, die mobil und geräteunabhängig sind
• Bereitstellung von Geräten für ein sicheres und gesundes Arbeiten im Home Office, wie z. B. große Monitore, stützende Schreibtischstühle und Stehpulte.

Konzentration auf die Erfahrungen der Mitarbeiter und Aufrechterhaltung einer positiven und engagierten Kultur

• Einholen von Mitarbeiterfeedback durch Zuhörinstrumente und Vorzeigen von Maßnahmen

Regelmäßige Teambesprechungen und Besprechungen zum beruflichen Fortschritt

• Einsatz von Technologien, die Videokonferenzen ermöglichen

Angebot von Weiterbildungsmöglichkeiten für Mitarbeiter und Manager gleichermaßen

• Kommunikation der verfügbaren Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens
• Bieten Sie großartige Lerninhalte in einer Vielzahl von Modalitäten an, um unterschiedliche Bedürfnisse zu erfüllen.

Verfolgung von Zielen und Leistungsmetriken

• Verbessern Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter durch Leistungszielmanagement, ständigen Dialog und kontinuierliche Entwicklung.

Übergang zu einem hybriden Arbeitsmodell

Am Arbeitsplatz der Zukunft werden sich die Mitarbeiter nahtlos in hybride Teams integrieren, unabhängig von ihrem physischen Standort. Das beginnt mit dem Aufbau starker Kommunikations- und Planungsstrategien, dem Aufbrechen von Silos und dem Aufbau eines vernetzten Arbeitsplatzes.

Laut dem SAP SuccessFactors-Papier "Eight Meta-Trends Impacting Human Resources in 2021" wird "Erfolg eine stärkere Integration von HR-Technologie und Software für die Mitarbeiterproduktivität erfordern".

Personalleiter benötigen eine komplexe Reihe intelligenter Tools zur Unterstützung von Rekrutierung, Onboarding und Engagement sowie die Systeme und Tools, die für die Produktivität, Effizienz und Ausfallsicherheit von Remote-Teams erforderlich sind. Hybride Arbeitsplätze, die Cloud-basierte Dienste, stärkere Sicherheitsinfrastrukturen und verbesserte Tools für die Zusammenarbeit nutzen, werden besser gerüstet sein, um die Erwartungen der Mitarbeiter zu erfüllen - und das Ergebnis zu verbessern.