Es gab viele Unbekannte über das Virus, wir hatten immer noch keinen Impfstoff, und viele von uns arbeiteten weiterhin von zu Hause aus.
Einige von uns experimentierten auch mit dem Modell des hybriden Arbeitsplatzes - ein Szenario, von dem viele von uns annahmen, dass es entweder eine Übergangslösung oder eine kurzfristige Lösung sein würde.
Aber nach zwei Jahren, in denen wir entweder per Fernzugriff oder in einer hybriden Umgebung arbeiten, haben wir genügend Daten gesammelt, um den Erfolg dieser neuen Arbeitsplatzmodelle wirklich beurteilen zu können. Die Frage ist, ob wir weiterhin in einer hybriden Umgebung arbeiten sollten, oder ob es für uns alle an der Zeit ist, wieder ins Büro zurückzukehren.
Was ist ein hybrider Arbeitsplatz? Und wie sieht ein hybrides Arbeitsmodell aus?
Im Jahr 2020 befanden sich die Arbeitgeber an einem Scheideweg: Sie mussten sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über alle erforderlichen Ressourcen verfügen, um ihre Produktivität (und ihren gesunden Menschenverstand) zu erhalten und gleichzeitig die Unternehmensziele zu erreichen. Dies ebnete den Weg für den hybriden Arbeitsplatz.
Der hybride Arbeitsplatz ist definiert als ein Geschäftsmodell, das Remote-Arbeit mit Büroarbeit kombiniert. Er kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich aussehen, umfasst aber in der Regel die Anwesenheit einer Kerngruppe vor Ort, während andere Mitarbeiter nach eigenem Ermessen kommen und gehen können, sofern dies sinnvoll ist.
Dabei kann es sich um dieselben Mitarbeiter handeln, die verpflichtet sind, vor Ort zu sein, oder um eine Staffelung verschiedener Personen, die an unterschiedlichen Tagen oder zu unterschiedlichen Zeiten anwesend sind. Oder es gibt einfach bestimmte Tage, an denen die Mitarbeiter aufgefordert werden, an persönlichen Besprechungen teilzunehmen.
Der hybride Arbeitsplatz bietet den Arbeitnehmern im Allgemeinen die Möglichkeit, die Arbeit mit ihrem Leben in Einklang zu bringen, anstatt die Arbeit nach festen Arbeitszeiten in einem Büro zu strukturieren. Für viele Arbeitnehmer (und Arbeitgeber) ist dies ein optimales Gleichgewicht aus produktiver Arbeit, weniger Stress und weniger Pendeln.
Was wollen die Arbeitnehmer?
Eine Studie der Boston Consulting Group hat ergeben, dass 75 Prozent der Mitarbeiter, die während COVID-19 auf Fernarbeit umgestellt haben oder dort geblieben sind, bei der Erledigung ihrer individuellen Aufgaben mindestens genauso produktiv sind wie vor der Pandemie. Und etwa die Hälfte berichtet, dass sie bei kollaborativen Aufgaben, die normalerweise in Konferenzräumen erledigt werden, mindestens genauso produktiv sind.
Ein Teil der Angst vor der Rückkehr ins Büro wird durch die mangelnde Sicherheit in öffentlichen Verkehrsmitteln noch verstärkt. In einer Studie mit 3.500 Arbeitnehmern weltweit gaben 81 Prozent der Teilnehmer an, dass sie öffentliche Verkehrsmittel für den Arbeitsweg nutzen, und von dieser Gruppe waren 67 Prozent zumindest mäßig besorgt über den Arbeitsweg, wenn sie während der Pandemie an ihren Arbeitsplatz zurückkehren.
Diese Befürchtungen zwingen viele Arbeitgeber dazu, ihren Mitarbeitern entweder weiterhin die Möglichkeit zu geben, aus der Ferne zu arbeiten, oder ein hybrides Arbeitsplatzmodell einzuführen. Andernfalls könnte es zu einer erhöhten Fluktuation kommen, auch bekannt als Fluktuations-Tsunami. In einer von Fortune in Zusammenarbeit mit Momentive durchgeführten Studie erklärten fast 50 % der Arbeitnehmer, die nach wie vor remote oder hybrid arbeiten, dass sie sich nach einem neuen Arbeitsplatz umsehen würden, wenn ihr Arbeitgeber sie nach Ende der Pandemie zur Rückkehr ins Büro zwingt.
Was sind die Vorteile eines hybriden Arbeitsplatzes?
Ein hybrider Arbeitsplatz stellt den Mitarbeiter in den Vordergrund und fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Außerdem kann er dazu beitragen, die Ängste der Mitarbeiter vor der Rückkehr an einen öffentlichen Arbeitsplatz oder vor dem Pendeln mit öffentlichen Verkehrsmitteln abzubauen. Dies ist besonders wichtig für Mitarbeiter, die immungeschwächte Personen betreuen oder selbst betroffen sind.
Ein hybrider Arbeitsplatz ist auch ein wirtschaftlicherer Arbeitsplatz. Durch die geringere Abhängigkeit von Großraumbüros können Unternehmen Tausende von Dollar an Immobilien- und Bürounterhaltskosten einsparen.
Unternehmen, die eine Kombination aus Präsenz- und Remote-Mitarbeitern anbieten, können auch auf einen größeren Talentpool zurückgreifen, da sie nicht mehr auf die Einstellung von Mitarbeitern in bestimmten geografischen Regionen beschränkt sind.
Darüber hinaus kann ein hybrider Arbeitsplatz dazu beitragen, eine krisenresistente Kultur aufzubauen, indem er Unternehmen auf mögliche zukünftige Ausfälle vorbereitet. Da viele Mitarbeiter bereits von zu Hause aus arbeiten, kann Ihr Arbeitsplatz bei Bedarf leicht wieder auf eine vollständige Remote-Umgebung umgestellt werden.
Schließlich kann ein hybrider Arbeitsplatz die Verbreitung ansteckender Viren verringern, da die Mitarbeiter bei Unwohlsein von zu Hause aus arbeiten können. Ein hybrider Arbeitsplatz kann auch eine Lösung für Unternehmen mit Mitarbeitern sein, die sich nicht impfen lassen wollen oder können.
Die Nachteile eines hybriden Arbeitsplatzmodells
Einige Kritiker haben darauf hingewiesen, dass das Modell des hybriden Arbeitsplatzes nicht ohne Schwächen ist. Nicht alle von uns haben den Luxus eines hochwertigen Internetzugangs, eines eigenen Heimarbeitsplatzes oder einer ablenkungsfreien Umgebung. Und natürlich ist Remote- oder Hybridarbeit keine Option für Mitarbeiter an vorderster Front (lesen Sie diesen Beitrag über die Einbindung von Mitarbeitern an vorderster Front), wie z. B. viele Mitarbeiter in Krankenhäusern, Fabriken und bei der Polizei.
Ein hybrides Arbeitsumfeld kann außerdem dazu führen, dass Mitarbeiter, die nicht im Büro arbeiten können, gegenüber denen, die es können, benachteiligt werden. Stellen Sie sich beispielsweise ein Szenario vor, in dem ein Mitarbeiter nicht an einer persönlichen Besprechung teilnehmen kann. Selbst wenn er per Video zugeschaltet wird, entgehen ihm möglicherweise Nebengespräche. Vor allem weibliche Mitarbeiter können benachteiligt sein, da von ihnen überproportional häufig erwartet wird, dass sie sich um kleine Kinder kümmern und daher nicht in eine Büroumgebung zurückkehren können.
Es besteht auch die Sorge, dass Mitarbeiter, die im Büro "gesehen" werden, als leistungsfähiger angesehen werden. Remote-Mitarbeiter könnten das Gefühl haben, dass ihnen Chancen vorenthalten werden, weil sie weniger sichtbar sind als diejenigen, die ins Büro zurückkehren. Dies könnte besonders problematisch sein, wenn die Führungskräfte im Büro anwesend sind. Mit anderen Worten: Das physische Büro sollte nicht mehr Macht haben als ein entferntes Büro.
Ebenso wichtig sind die Herausforderungen im Zusammenhang mit Zusammenarbeit und Kommunikation. Wenn zwei unterschiedliche Erfahrungen zu bewältigen sind, besteht ein erhöhtes Risiko, dass sich eine Gruppe bei wichtigen Gesprächen ausgeschlossen fühlt.
Solche Szenarien machen deutlich, wie wichtig ein solider Plan für den hybriden Arbeitsplatz und eine Bewertung des hybriden Arbeitsplatzes sind. Wird ein hybrider Arbeitsplatz nicht ordnungsgemäß ausgeführt, könnte er eine Kluft zwischen denjenigen, die im Büro arbeiten, und denjenigen, die nicht im Büro arbeiten, schaffen.
Nutzen Sie Ihr Intranet
Die hybride Arbeitsumgebung mag neu sein, aber die Herausforderungen, die mit der Verbindung und Kommunikation mit den Mitarbeitern verbunden sind, sind es nicht. Die gute Nachricht ist, dass diese Probleme schon vor langer Zeit mit Intranet-Software gelöst wurden.
Schon lange vor COVID-19 verließen sich Organisationen auf der ganzen Welt auf ihr Intranet, um das Wissensmanagement, die Kommunikation, die Innovation, die Effizienz und die Widerstandsfähigkeit zu verbessern. Moderne Intranets gehen noch einen Schritt weiter, indem sie eine Vielzahl von Geschäftsprozessen automatisieren, z. B. solche, die mit Papierformularen verbunden sind.
Intranets machen es den Kommunikatoren auch leicht zu erkennen, ob die Mitarbeiter wichtige Ankündigungen gelesen haben, und sie können wichtige Nachrichten sofort an die Mitarbeiter über deren Mobiltelefone weiterleiten.
Und schließlich ermöglicht Intranetsoftware die asynchrone Zusammenarbeit, so dass die Mitarbeiter konzentriert bei der Sache bleiben können.
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in den Prozess ein
Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Initiative für einen hybriden Arbeitsplatz erfolgreich sein wird, ist größer, wenn die Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie in die Reise und die damit verbundenen Diskussionen einbezogen werden. Dies könnte durch Mitarbeiterbefragungen und Umfragen erreicht werden, bei denen die Mitarbeiter um ihre Meinung zur Rückkehr an den Arbeitsplatz gebeten werden.
Sicher machen
Jede Rückkehr an den physischen Arbeitsplatz muss allen Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen genügen. Leitlinien können bei den örtlichen Gesundheits- oder Arbeitsschutzbehörden eingeholt werden. Sie sollten darauf abzielen, Fragen in Bezug auf die maximal zulässige Anzahl von Mitarbeitern an einem Arbeitsplatz, Reinigungs- und Hygienetechniken, Mitarbeiterkommunikation, Richtlinien zur sozialen Distanzierung und Risikobewertung zu beantworten.
Wie sich im letzten Monat gezeigt hat, schreiben einige Branchen und Organisationen auch vor, dass die Mitarbeiter vor der Rückkehr an den Arbeitsplatz vollständig geimpft sein müssen.
Schaffung gleicher Wettbewerbsbedingungen
Wie bereits erwähnt, ist nicht jeder Arbeitnehmer in der Lage, an seinen physischen Arbeitsplatz zurückzukehren. Dazu gehören beispielsweise Mitarbeiter, die kleine Kinder oder einen älteren Elternteil betreuen, Mitarbeiter, die auf öffentliche Verkehrsmittel angewiesen sind, und Mitarbeiter mit Angstzuständen, die sich einfach nicht sicher fühlen, wenn ihre Kollegen nicht geimpft oder maskiert sind. Daher muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter, die weiterhin aus der Ferne arbeiten, die gleichen Erfolgschancen haben wie diejenigen, die ins Büro zurückkehren.
Vernachlässigen Sie Ihre Kultur nicht
Ein hybrider Arbeitsplatz erfordert die Verwaltung von zwei unterschiedlichen Mitarbeitererfahrungen, was es schwierig macht, eine einheitliche Arbeitsplatzkultur zu erhalten und auszubauen. Auch hier geht es darum, die gleichen Anstrengungen in Ihre Mitarbeiter zu Hause zu investieren wie in Ihre Mitarbeiter im Büro. Virtuelle Sozialstunden, Video-Rathausbesprechungen und die kontinuierliche Nutzung von Online-Kollaborationsplattformen können dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter mit Ihren gemeinsamen Werten und Zielen verbunden bleiben.
Kommunizieren Sie Ihren Plan
Laut einer von LinkedIn im Juli durchgeführten Umfrage unter fast 3.000 amerikanischen Arbeitnehmern gaben 36 % derjenigen, die derzeit von zu Hause aus arbeiten, zu, dass sie immer noch darauf warten, von ihrem Arbeitgeber zu erfahren, ob sie weiterhin von zu Hause aus arbeiten werden oder ob sie in absehbarer Zeit an ihren Arbeitsplatz zurückkehren müssen. Um das beste Ergebnis für eine Initiative für einen hybriden Arbeitsplatz zu erzielen, müssen Sie sicherstellen, dass sie allen Mitarbeitern sorgfältig mitgeteilt wird. Die Mitarbeiter müssen wissen, was sie erwarten und was sie von ihren Führungskräften erwarten können.
Zusammenfassend
Wenn es in den letzten zwei Jahren einen Silberstreif am Horizont gab, dann den, dass die Pandemie uns befähigt hat, den Arbeitsplatz und die Möglichkeiten zu seiner Optimierung neu zu denken. Aber damit der hybride Arbeitsplatz erfolgreich ist, muss er gut geplant und ausgeführt werden und darf nicht als neuartiges Experiment behandelt werden.
Der hybride Arbeitsplatz mag zwar wie eine Antwort auf ein vorübergehendes Problem erscheinen, in Wirklichkeit ist er aber eine Lösung für die Zukunft der Arbeit. Es geht darum, Wege zu finden, Arbeit, Sicherheit, Kommunikation und psychische Gesundheit zu strukturieren und in Einklang zu bringen.
Die Pandemie wird irgendwann enden. Und wenn es soweit ist, wird der Arbeitsplatz ein glücklicherer, gesünderer und produktiverer Ort sein als zuvor.